Schoonmaakaanbesteding bij gemeenten: meer flexibiliteit en focus op kwaliteit

Gemeenten die aanbesteden grijpen de kans aan om maatschappelijke ontwikkelingen en nieuwe thema’s in te brengen in het schoonmaakcontract. Zo worden als voorbeeld door de coronacrisis,  gemeenten geconfronteerd met nieuwe onzekerheden zoals minder intensief gebruik van werkplekken. Dit vraagt om meer flexibiliteit in de schoonmaakcontracten én om meer focus op kwaliteit. Margriet van Dijken, managing partner bij schoonmaakadvies organisatie Atir: ‘Wij adviseren gemeenten om al voor het aflopen van het contract te beginnen met oriëntatie op nieuwe mogelijkheden en het doorvoeren van verbeteringen. Het is natuurlijk mooi als dat in constructief overleg met de huidige schoonmaakdienstverlener kan. Deze dienstverlener kent tenslotte alle ins en outs van het schoonmaakproces en de werkomgeving.

Een schoonmaakaanbesteding start altijd met strategische doelstellingen: wat wil je als gemeente bereiken gelet op wat er speelt in de markt en de (werk)omgeving? Atir adviseert in deze strategische fase over het kwaliteitsontwerp, de contractvorm en de kosten. Daarbij komen ook aspecten als monitoring van hygiëne, duurzame inzet van mensen en middelen en de verbinding met andere services (zoals Multi services of integrated services) aan bod. Margriet van Dijken: ‘We zien verder dat opdrachtgevers de expertrol van de dienstverlener steeds belangrijker vinden. En vaker letten op de match met de dienstverlener als voorwaarde voor een duurzame relatie.’

Optimale match leidt tot optimaal schoonmaakcontract

De match betreft overeenkomsten in visie en cultuur van beide partners. Hoe duidelijker dit in de schoonmaakaanbesteding naar voren komt, hoe beter de match. Een optimale match is direct terug te zien in de contractvorm, bijvoorbeeld waar het gaat om het inbouwen van flexibiliteit in het contract. Door de coronacrisis hebben opdrachtgevers hier meer behoefte aan, zodat zij kunnen op- en afschalen als dat nodig is. Waar opdrachtgever en dienstverlener constructief samenwerken, zijn er verschillende contractuele mogelijkheden om hierover  afspraken te maken. 

Dat geldt ook voor investeringen in continue verbetering en borging van de kwaliteit.  Met heldere KPI’s – aansluitend bij jaarplannen en speerpunten – kunnen opdrachtgever en dienstverlener optimaal met elkaar in gesprek blijven over wat nodig is.

Denk ook aan de sociale paragraaf

Gemeenten hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Deze Social Return On Investment (SROI) wordt dan ook bijna altijd meegenomen in de aanbesteding van de schoonmaak. De invulling varieert per gemeente: sommige gemeenten behouden een deel van het werk voor aan sw-bedrijven, andere hebben zelf een percentage mensen met afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk, weer andere gemeenten brengen SROI onder bij de commerciële dienstverleners  en geven hen een doelstelling mee.

Marie-Louise Tanck, teamlid Facilitaire Zaken en Gebouwenbeheer bij de gemeente Winterswijk: ‘Door de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zwaar te laten wegen in de beoordeling van onze aanbesteding, hebben we de schoonmaakmarkt laten zien wat onze visie is. Wij zijn er van overtuigd dat er veel potentie zit bij deze doelgroep en willen hen daarom een werkplek bieden met volop mogelijkheden om mee te doen in het arbeidsproces.’

Daag de markt uit!

De schoonmaakbranche is het beste uit met focus op kwaliteit. Daarom is het zaak om de markt uit te dagen om de beste kwaliteitsoplossingen te bieden voor de klantvraag. Met uiteraard een passende, marktconforme vergoeding. De Code Verantwoord Marktgedrag kent ook een beperkte gunningwaarde toe aan de prijs in een schoonmaakaanbesteding. In de praktijk vraagt dit om sterk onderscheidend vermogen op het gebied van kwaliteit. Als dat er niet is, dan is de prijs alsnog doorslaggevend. Er zijn verschillende manieren om de impact van prijs in de grip te houden. Zo kennen we drempel en plafondbedragen. Het is ook een optie om de factor prijs volledig gestuurd aan de voorkant vast te stellen. Margriet van Dijken: ‘Onze ervaring is dat het vastzetten van de prijs in de aanbesteding uitstekend werkt om te kunnen focussen op kwaliteit. Concreet betekent dit dat wij op basis van het Programma van Eisen een voorcalculatie maken en daarmee de prijs vastzetten. Zo weten we zeker dat het nieuwe schoonmaakcontract past bij het budget van de gemeente én dwingen we de inschrijvers om primair het verschil te maken op gebied van kwaliteit.’

Uitdaging van beide kanten

Schoonmaak vraagt in deze tijd om specifieke expertise van de schoonmaakdienstverleners. De meeste dienstverleners willen deze expertrol graag vervullen en daarin ook proactief en ondernemend zijn. Margriet van Dijken: ‘Wij zien wel dat sommige dienstverleners hierin nog kunnen groeien.  Dat heeft verschillende oorzaken, waaronder de specifieke kennis en ervaring van de direct leidinggevenden. Tegelijk vraagt het inzetten en ontwikkelen van de expertrol ook iets van de opdrachtgever. Durft de opdrachtgever ruimte te bieden, zodat de dienstverlener – binnen kaders – naar eigen inzicht de schoonmaak kan organiseren en invullen? Wat dat betreft ligt er aan beide kanten een uitdaging.’

Meer weten over de samenwerking tussen Atir en gemeenten of optimalisatie van het eigen schoonmaakcontract? Neem dan contact op met Margriet van Dijken, tel.  06 109 66 387 of m.vandijken@atir.nl