Schoonmaak op school: blijf bij de les

Schoonmaak op school: blijf bij de les!

De zomervakantie is al even voorbij en de scholen draaien weer op volle toeren. En dus ook de schoonmaakploegen die verantwoordelijk zijn voor de schoonmaak op school. Bij scholenvereniging AMOS in Amsterdam worden samen met schoonmaakadviesbureau Atir inmiddels de voorbereidingen getroffen om te komen tot een nieuw contract. Volgend jaar loopt het huidige contract af. Wat gaat er goed en wat moet anders?

Gewerkt aan een nieuwe aanbesteding
AMOS is een organisatie voor basisonderwijs die 33 vestigingen in heel Amsterdam heeft. Al langere tijd maakt het gebruik van de diensten van Atir om de schoonmaak aan te besteden en te ondersteunen bij het contractmanagement. Adviseur Naomi van Bronswijk is sinds 2009 de vaste contactpersoon voor de scholenorganisatie. “Dit was een van mijn eerste aanbestedingen”, herinnert zij zich. Inmiddels wordt gewerkt aan een nieuwe aanbesteding. Het huidige loopt af op 1 oktober 2019.

Een beetje de tijd krijgen om scholen te kunnen bezoeken
De locaties van AMOS zijn op dit moment verdeeld in drie percelen, een grote in Amsterdam West en Nieuw West en twee kleinere (in Amsterdam Noord en Amsterdam Zuid-Oost inclusief IJburg). Van Bronswijk legt samen met Arie van Loon, bestuurslid bij AMOS, uit waarom er voor die verdeling is gekozen. “Het is om verschillende leveranciers aan te trekken. Grotere en kleinere. Dat is prettig voor de leverancier, want de scholen liggen behoorlijk verspreid over de stad. Als je een cluster kunt creëren in Amsterdam Noord , dan is dat voor een schoonmaakbedrijf fijner dan dat je van noord, naar zuid, naar west door de stad moet. Een schoonmaker gaat in de avonduren naar een school, want dan begint het werk. En het is toch hartstikke druk in de stad, dus ook leidinggevenden moeten een beetje de tijd krijgen om de scholen te kunnen bezoeken.”

Niet alleen een kwestie van hygiëne en gezondheid
AMOS neemt de aanbesteding van schoonmaak zeer serieus, zo laat de schoolbestuurder weten. Voor Arie van Loon is het niet alleen een kwestie van hygiëne en gezondheid die bovendien belangrijk is voor de leerprestaties van zijn leerlingen, maar is het ook belangrijk voor de levensvatbaarheid van de hele schoolorganisatie. “Met name hier in Amsterdam, omdat er hier veel concurrentie van andere scholen is. Als een ouder bij ons een locatie uitloopt, kan hij kiezen uit 25 andere scholen in de nabijheid. Dus je moet ook denken vanuit beeldvorming. Als een ouder een vieze school komt binnenlopen, dat is gewoon niet fijn. Dat is niet goed voor je levensvatbaarheid als school.”

Gekozen om de nadruk te leggen bij kwaliteit
Op dit moment heeft AMOS dan ook contracten met drie verschillende leveranciers: ICS, Hectas en Mas Dienstverleners. Naomi van Bronswijk: “Mas heeft Zuid-Oost en IJburg, ICS heeft Noord en Hectas heeft het grootste perceel in West. Er is bij de aanbesteding destijds gekozen om de nadruk te leggen bij kwaliteit. De verdeling kwam uit op 70 procent kwaliteit en 30 procent prijs.”

Afgesproken dat leerkrachten hun eigen lokaal schoonvegen
En toch speelde het budget wel degelijk een rol, zo legt schoolbestuurder Van Loon uit. Om geld te besparen is er door het toenmalige bestuur afgesproken dat leerkrachten hun eigen lokaal schoonvegen. “Maar dat willen we de volgende keer zeker anders doen”, vertelt hij stellig. “Bij de meeste kantoorlocaties hoeven medewerkers na hun werkdag niet nog even hun plek schoon te vegen. En als zo’n leerkracht dat wel moet doen, dat voelt dan toch werkdrukverhogend. Dus in volgende contract zullen we dat nooit meer doen. Het is destijds een keuze geweest ingegeven door budget. Maar achteraf kunnen we wel stellen dat het ‘penny wise, pound foolish’ is.”

Veel klachten onder het personeel
Volgens Van Loon leidde die extra veegtaak voor veel klachten onder het personeel. “Er is een werkprogramma vastgesteld en de meeste klachten kwamen van leerkrachten die vonden dat ze deze taak eigenlijk niet zouden hoeven doen. Als gevolg werd er extra scherp gekeken naar het werkprogramma en of de schoonmaak hún taken ook wel allemaal naar behoren uitvoert. Dan krijg je verkeerde situaties.”

Hoe communiceer je met de directeur
Volgens Van Loon had open communicatie tussen de schoonmaak en schoolleiding veel frustratie kunnen voorkomen. “Er is wat dat betreft een belangrijke rol voor de objecteider en het schoonmaakbedrijf weggelegd. Want hoe communiceer je met de directeur en hoe houd je de lijnen open. De directeur gaat namelijk pas heel scherp op de letter zitten als hij het idee heeft dat hij geen ingang meer krijgt bij de schoonmaak. We hebben bij twee schoonmaakbedrijven de afgelopen periode gezien dat ze juist heel sterk zijn in het contact openhouden.”

Breng eens een taart naar een directeur
Als resultaat heeft AMOS besloten om bij de volgende aanbesteding het vegen niet meer als taak voor de school te benoemen, maar dat weer bij de schoonmaakploeg te beleggen. Van Bronswijk: “Als het vegen niet meer hoeft, dan scheelt dat al heel veel in de communicatie. Iedereen weet zo veel beter waar hij aan toe is. Maar het is ook duidelijk dat er in zijn algemeenheid veel aandacht voor de communicatie moet zijn. Het gaat daarbij om betrouwbaarheid en flexibiliteit. En om het nakomen van afspraken. Als je als leverancier zelf iets signaleert, zoek dan het contact met mij, met de locatiedirecteur of met Arie. Wees proactief. Leg je probleem op tafel, want dan kunnen we het oplossen. Modder niet door, want daar kun je het nog erger van te maken.” Van Loon: “Ik heb ook wel eens tegen een rayonleider gezegd, breng eens een taart naar een directeur met excuses dat het verkeerd is gelopen. Wat mij betreft zet je die taart gewoon op de factuur als je krap komt in je marges, dan betaal ik hem voor je. Maar dat je oog houd voor je relatie met de directeur.”

Contouren nieuwe aanbesteding inmiddels aardig in kaart
De contouren voor de nieuwe aanbesteding zijn inmiddels aardig in kaart gebracht, zo laten Atir en AMOS weten. Van Loon: “Waarschijnlijk hanteren we dezelfde perceelindeling: een grotere en twee wat kleinere. Managerial is het niet handig om veel percelen te hebben, maar het heeft wel als voordeel dat je ook kleinere bedrijven de kans geeft om mee te doen. En we hebben ook besproken dat we wat minder met een werkprogramma willen gaan werken. Wel voor de periodieke zaken, maar voor de rest willen we wat meer naar resultaatgericht schoonmaken. Dat past denk ik ook heel goed bij de cultuur van AMOS. Wij hebben hier intern namelijk ook een cultuur van decentralisatie waarbij we zeggen, hoe je het resultaat bereikt is aan jou en het is ook aan jou om dat als professional goed in te schatten. En dat willen wij niet voorschrijven.”

MAS Dienstverleners: Onze mensen worden gewaardeerd
Mas Dienstverleners uit Amsterdam is een van de drie huidige leveranciers die de schoonmaak bij AMOS Scholengroep verzorgt. Directeur Oumaima el Mouden is zeer positief over de samenwerking de afgelopen jaren. Volgens haar worden de bevindingen die haar medewerkers doen serieus genomen door de school en worden de medewerkers gewaardeerd.

“De contactpersonen die we bij AMOS hebben houden zich aan de gemaakte afspraken met betrekking tot de taken die moeten worden uitgevoerd door de leraren en er wordt samengewerkt om de diensten te verbeteren”, zo laat ze weten. “Atir heeft hierin ook een hele actieve rol ingenomen.”

El Mouden looft het schoonmaakadviesbureau om hun rol binnen de samenwerking tussen schoonmaak en school. “Atir houdt een goede balans tussen de opdrachtnemer en opdrachtgever. Hun rol hierin is essentieel.” Dat de samenwerking goed verloopt ziet Mas ook terug in de werkzaamheden die het familiebedrijf mag uitvoeren. “AMOS is zeer tevreden over onze dienstverlening. Daarom hebben we sinds 1 oktober een uitbreiding gekregen. We zien dit als een bevestiging van hun tevredenheid.”

Ook de medewerkers van Mas hebben het goed naar hun zin op de schoollocaties, zo laat El Mouden weten. Het ziekteverzuim is nul procent en er is geen verloop. Onze mensen op de locaties zijn betrokken en tevreden. We merken ook dat de communicatie met AMOS laagdrempelig is en dat de KPI’s die in de aanbesteding zijn opgenomen haalbaar en realistisch zijn en dat die in overeenstemming zijn met de Code Verantwoordelijk Marktgedrag.”

Dit artikel is tevens gepubliceerd door Service Management