Nieuw schoonmaakcontract afsluiten in coronatijd: hier moet je op letten

Corona heeft de manier waarop we werk gaan organiseren en kantoren gaan gebruiken veranderd. De vierkante meters kantoorruimte krijgen een andere invulling en daarmee een andere vervuiling en schoonbehoefte. Hoe neem je deze ontwikkelingen mee in je nieuwe schoonmaakcontract?

Corona brengt nieuwe vragen met zich mee. De thema’s ontwikkelden zich afgelopen jaar van: wat is nodig om een veilige werkplek te realiseren en wat zijn de aanpassingsmogelijkheden binnen bestaande schoonmaakcontracten naar de vraag wat de invloed van corona is op de inhoud van nieuwe contracten.
Huidige thema’s zijn vooral de functie en het gebruik van gebouwen in de toekomst, hoe om te gaan met de operationele en financiële gevolgen van op- en afschalen en het meenemen van onzekerheid in nieuwe contracten.

Stilstaan en volop beweging in 2020

De komst van Covid-19 heeft voor alle branches gevolgen. We kennen allemaal de impact en grote verschillen tussen de zorg, horeca/leisure, onderwijs en kantooromgevingen. Al snel zijn de opdrachtgevers met de dienstverleners in gesprek gegaan om de schoonmaakwerkzaamheden aan te passen.
Het was even zoeken met elkaar en direct leidinggevenden voelden een grote verantwoordelijkheid voor expertise die zij nog niet altijd direct op het gewenste niveau hadden. Het afbreukrisico om het niet goed te doen was groot.
Werken volgens protocollen, wel of niet desinfecteren, handcontactpunten reinigen, extra schoonmaakronden, de inzet van andere middelen, zoveel mensen zoveel adviezen.
De onzekerheid van de eerste fase heeft plaatsgemaakt voor zekerheid en trots in de schoonmaakbranche.

Ook zijn de mogelijkheden om personeel uit te wisselen tussen branches goed benut en zijn periodieke en additionele werkzaamheden waar mogelijk naar voren gehaald. Daarnaast is het belang van samenwerking tussen facilitaire dienstverleners duidelijker geworden. Overmacht of niet, de opdrachtgevers en dienstverleners zijn er samen goed uit gekomen.

Actuele vragen

Wel ontstaan nu vragen bij beide partijen over de toekomst, zoals:

• Welke dienstverlening is nodig als nieuwe facilitaire concepten in gebruik worden genomen?
• Welke gevolgen heeft dat voor de personele capaciteiten, kwalitatief en kwalitatief?
• Hoe anticipeer je daar op bij het aangaan van een nieuw contract?

Nieuwe facilitaire concepten

De beelden worden gevormd over de functie en het gebruik van gebouwen en werkplekken in de toekomst. Er ontstaan nieuwe facilitaire concepten, zoals concepten voor de ideale thuiswerkplek, inclusief zaken als schoonmaak, vitaliteitscoaching, ergonomie en optimale IT-verbindingen.
Ook wordt de potentie van One FM-ketensamenwerking in gebouwen tussen facilitaire leveranciers versneld. Denk hierbij aan diensten als catering, schoonmaak, receptie en onderhoud, én ook aan de afvalinzamelaar

Het algemene beeld hebben we inmiddels allemaal wel aardig op het netvlies: kantoren worden meer ontmoetingsplaatsen en inspiratiebronnen. Het reguliere werken verschuift naar de thuisomgeving en naar satellietplekken. De vierkante meters kantoorruimte krijgen een andere invulling en daarmee een andere vervuiling en schoonbehoefte. Hoe neem je deze ontwikkelingen – die nog niet uitgekristalliseerd zijn – mee in je nieuwe schoonmaakcontract?

Ruimte inbouwen in het contract

Het zorgvuldig beschrijven van de ontwikkelingen en de onzekerheid zet het contract in de juiste context en vraagt vooral wendbaarheid in de richting van nieuwe facilitaire concepten.

Er zijn mogelijkheden om in een contract bepalingen op te nemen die ruimte bieden om later aanpassingen te doen zonder dat (in geval van aanbestedingsplicht) een nieuwe aanbesteding is vereist.
Denk hierbij aan het opnemen van de volgende omschrijvingen/clausules.

>> ‘Niet wezenlijke wijzigingen’. Hiervan is sprake als het bedrag van de wijziging niet lager is dan de aanbestedingsdrempel én niet meer bedraagt dan 10 procent van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

>> ‘Herzieningsclausule’. Hierin neem je de omvang, aard en voorwaarden op waaronder de herziening van toepassing is. Voorbeelden van herzieningsclausules zijn prijsindexeringen, verlenging van contract met optiejaren, uitbreiding met aanvullende diensten. Het is zinvol heel duidelijk te omschrijven wat verwacht wordt aan flexibiliteit of variabele dienstverlening zodat dit ook daadwerkelijk ondergebracht kan worden bij de gecontracteerde dienstverlener.

>> ‘Onvoorziene omstandigheden’. Hiervan is sprake als er externe omstandigheden zijn die niet voorzien hadden kunnen worden ten tijde van het afsluiten van het contract. Dit biedt de mogelijkheid om in ruime mate zaken aan te passen. Corona is een externe onvoorziene omstandigheid. Als een tweede coronapandemie zich voordoet kun je wederom een beroep doen op deze onvoorziene omstandigheden, maar niet voor zaken waarin je al na de eerste omstandigheid had kunnen voorzien.

>> ‘Overbruggingsovereenkomst’. Dit betreft een tijdelijke overeenkomst die in principe niet langer mag duren dan de tijd die nodig is om een geslaagde aanbesteding te doorlopen.

Let overigens op! Voor alle bepalingen geldt dat de algemene aard van de opdracht niet gewijzigd mag worden.

Zorg voor realistische termijn voor doorvoeren wijziging

Het is goed altijd rekening te houden met een realistische termijn om de wijziging te kunnen doorvoeren, zowel aan de kant van de opdrachtgever als die van de dienstverlener. Grote risico’s in contracten dragen nooit bij aan een evenwichtige constructieve samenwerking die juist zo gewenst is in tijden van onzekerheid.
Verder blijft een langere looptijd van contracten wenselijk, ook om de risico’s en investeringen die altijd gepaard gaan met onzekerheid en verandering af te kunnen vangen en de samenwerking optimaal te kunnen uitrollen en benutten.

Gunningcriteria en kwaliteitsindicatoren

Wel of niet aanbesteden van schoonmaakdienstverlening in deze tijd? Er zijn voldoende contractmogelijkheden om in te kunnen spelen op veranderingen. Het inspelen op en kunnen managen van veranderingen is juist nu een succesfactor in de samenwerking tussen opdrachtgever en dienstverleners.

Er is in toenemende mate behoefte aan data driven-dienstverlening, dus: slim schoonmaken en aantoonbare inzet organiseren op de momenten en de plaatsen waar het nodig is. Data is hier cruciaal en de stap naar analyse en effectief gebruik ervan vindt momenteel in versneld tempo plaats met apps en diverse IT-toepassingen.
Aantoonbaarheid en zichtbaarheid in dienstverlening zijn belangrijke factoren voor een veilig gevoel in de werkomgeving. Communicatie over de (aanpassingen in) dienstverlening naar de gebouwgebruikers speelt hierbij een belangrijke rol. Denk bijvoorbeeld aan het op- maar ook weer afschalen van schoonmaakfrequenties, dat kan met data beter onderbouwd worden.

KPI’s om samenwerking te stimuleren

Opdrachtgevers verwachten van hun dienstverleners flexibiliteit, wendbaarheid en actief ondernemerschap. Het contract moet juist deze aspecten in de samenwerking ondersteunen en stimuleren. Dit is mogelijk door KPI’s op te nemen die dit belonen.
Wendbaarheid kan bijvoorbeeld als agendapunt terugkomen in de vorm van doorgevoerde aanpassingen in het werk die aansluiten bij de veranderende behoefte aan klantzijde. Ook is ‘opleiding en instructie van het team schoonmakers’ een effectieve KPI: in welke mate is er aandacht voor samen slimmer werken en wat is de input van het team hierbij?

De conclusie is duidelijk: een nieuw schoonmaakcontract afsluiten in deze onzekere periode, waarin corona nog een tijd impact zal hebben, is dus zeker mogelijk.

Dit artikel is door Margriet van Dijken geschreven voor Facto.nl.