Impact van corona op schoonmaak

In het kader van de ‘Stay connected meetings’ die Atir organiseert, heeft de eerste online Ronde Tafel sessie plaatsgevonden. Een mix van opdrachtgevers, dienstverleners en adviseurs ging in gesprek. Hierbij de highlights van de online ronde tafel sessie ‘Impact van Corona op schoonmaak’ 10 juni 2020. Beelden en ervaringen vanuit de markt.

Impact

De impact van Corona op schoonmaak is groot voor allen. Kantoren worden nog door weinig mensen gebruikt. Er is sprake van herinrichting en herontdekking van gebruik van werkplekken. De sfeer en gezelligheid ontbreken momenteel. Bepaalde afdelingen zijn nog buiten gebruik gesteld. Er zal gefaseerd vanaf heden de komende maanden ingehuisd worden van ca 25% tot ca 50% bezetting en er wordt nog verder gefaciliteerd in inbeltechnieken in combinatie met meeting rooms. Herstelplan in fasen rekening houdend met toename gebruik, verruiming openingstijden en aanpassing maatregelen.

Eenieder herkent de onzekerheid over wat gaat komen en een andere invulling van schoonmaakonderhoud.  Er is behoefte aan zichtbare schoonmaak voor gevoel van veiligheid, liefst met gele hesjes en kit-belt om, anderzijds verschuift regulier schoonmaakwerk ook naar de rand van de dag in verband met 1,5 m. Dagschoonmaak wordt dus anders ingevuld om zichtbaar te zijn met de Touch points en voor nalooprondes. Hervervuiling zal minder zijn door lagere bezetting, flexplekken voor 1 persoon per dag, maar Touch points wel extra schoonmaakronde gedurende de dag ongeacht of het schoon oogt. Goed schoonmaken is veel substantiëler dan desinfectie.

Flexibele invulling

Er wordt geschoven binnen de huidige contracten en invulling wordt meer naar behoefte en flexibeler ingevuld. De expertise en pro-activiteit van de dienstverlener is belangrijker dan ooit en meteen ook een uitdaging. De vaste structuur in de organisatie is weg en schoonmaak moet tot microniveau opnieuw worden ingeregeld. Komende tijd telkens opnieuw bijsturen. Dienstverleners durven hierin nog te weinig hun rol als expert te nemen en de directe leiding geeft hiervoor niet altijd de ruimte aan medewerkers. Er wordt veelal een combinatie ingezet van inspanningsgericht en resultaatgericht schoonmaken.

Medewerkers moeten wennen dat gaat niet van de ene op de andere dag. Geïntegreerde facilitaire contracten geven wat ruimte om met urenbesteding van medewerkers te schuiven. Ten aanzien van optimale samenwerking binnen de keten van de coalitie is hierin ook nog winst te behalen. Partijen zijn tot nog erg druk met zichzelf op dit moment. Hopelijk komt er de komende tijd meer ruimte om samenwerking op te zoeken.

Gedrag

Gedragscomponent wordt in toenemende mate van belang: waarom komen mensen naar kantoor, hoe gedragen mensen zich in de gebouwen, is men bewust en voelt men zich verantwoordelijk voor algehele hygiëne? Hoe worden mensen betrokken en gemotiveerd op dit thema en gemanaged? Communicatie speelt hierbij grote rol. Er wordt een beroep gedaan op gebouwgebruikers om zelf ook schoon te maken na gebruik bijvoorbeeld toiletschoonmaak. 

Behoefte

Richting toekomst naar verwachting meer behoefte aan flexibiliteit in contracten, gemakkelijk kunnen op- en afschalen. In basis hoeft schoonmaak niet meteen duurder te worden. IFM biedt extra flexibiliteit. Er is behoefte aan transparantie binnen het contract. Schoonmaakcalculaties zullen ook een andere opbouw krijgen (open boek?) en urenvaststelling (kengetallen) gekoppeld aan ruimtegebruik. Maar ook de ruimte om op te schalen en af te schalen zonder hygiëne risico’s te lopen. De basis moet gezond/goed zijn. De dienstverlener wil ook geen risico’s lopen op zaken waar hij geen invloed op heeft. Leveranciers ervaren soms dat opdrachtgevers de verantwoordelijkheid voor de totale hygiëne in het pand bij de dienstverleners beleggen. Maar het is niet iets alleen van de dienstverlener. Het is een gezamenlijk belang. Wellicht is een management fee de toekomst met volledige transparantie en doorbelasting aan de kostenkant. De markt is een stuk volwassener geworden mede door de komst van de Code. Vanuit duidelijke afspraken over beschikbare uren kan samenwerking makkelijke plaatsvinden. Je moet het samen doen en verwachtingen goed managen over en weer. Schoonmaak is 80% communicatie van mens tot mens. Belangen van partijen aan elkaar verbinden en onderdeel maken van de samenwerking.

Glazen bol

Wordt het weer zoals het was? Dat weten we pas over een tijd maar de deelnemers verwachten het niet. Er is veel onzekerheid maar we moeten wel verder. Met 50% duidelijkheid, 100% besluiten vormen. Huidige contracten hebben hun waarde en zijn voldoende als uitgangspunt. Opdrachtgever wil verrast en overtuigd worden door de kennis en initiatieven vanuit de dienstverleners als expert, de markt (o.a. OSB protocollen voor de branches). Dienstverlener samen met het facilitair verantwoordelijk team van de klant keuzes maken voor invulling. Gedragen keuzes doorzetten en duidelijk communiceren. Als het achteraf niet helemaal goed blijkt, dan moet je het bijsturen. Het is ook ontdekken met elkaar maar wel duidelijk beleid maken.

Met dank aan:

Marko van Viersen Friesland Campina

Carola de Bruin Stedin

Inge Doornbos Provincie Groningen

Ruud van Swieten CSU

Jacqueline van Rossum EW

Marieke Weerts Atir

Margriet van Dijken Atir