Contact Info
198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
youremail@yourdomain.com
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us

DOK blij met professionalisering schoonmaak na aanbesteding

DOK wil de meest innovatieve en leukste bibliotheek van Nederland zijn en tegelijk aan veel mensen een mooie ontmoetingsplek bieden in OPEN: dé informele ontmoetingsplaats waar taal, kunst en cultuur samenkomen in een dynamisch centrum. Vanzelfsprekend stelt deze ambitie ook eisen aan de schoonmaak. Marieke Weerts, managing partner bij Atir: ‘Voor ons was het een prachtige uitdaging om het DNA van DOK, gevestigd in Delft, te vertalen naar een visie op schoonmaak en van daaruit de schoonmaakaanbesteding te begeleiden.’

DOK werkte met drie schoonmaakdienstverleners, met verschillende afspraken, zones en contactpersonen. Hester Soeters, teamleider Facilitaire Zaken bij DOK: ‘Met de schoonmaakaanbesteding wilden wij over naar een efficiëntere inrichting van de dienstverlening en een marktconform contract.’

Aanbestedingsteam

Hester Soeters maakte deel uit van het aanbestedingsteam, samen met Marieke Weerts in de rol van projectleider en Ilse Donkervoort als adviseur. Het team heeft de schoonmaakaanbesteding in een aantal stappen doorlopen. Om te beginnen is het DNA van DOK in een gezamenlijke brainstormsessie vertaald naar de visie op schoonmaak. Daarbij is ook de toegevoegde waarde van de nieuwe dienstverlener vastgesteld. Concreet kwam dit uit op deze aspecten: partnerschap, vloeronderhoud, belevingskwaliteit, efficiënte dienstverlening en circulariteit. De visie op schoonmaak is door Atir naar aanbestedingsdocumenten vertaald. Vanuit een sterke maatschappelijke en regionale betrokkenheid zijn vijf partijen uitgenodigd om deel te nemen aan de schoonmaakaanbesteding. Ilse Donkervoort: ‘Daarbij hebben we vanuit wederzijdse belangen gezocht naar een professionele samenwerkingsvorm, met een zakelijke contract als onderlegger en de ambitie om te bouwen aan duurzaam partnerschap.’

Uitdagingen

DOK heeft te maken met diverse uitdagingen. Zo zijn er fluctuerende bezoekersaantallen, waardoor de gebruikersintensiteit en dus vervuiling wisselt. Verder zijn er  diverse belangen vanuit huurders in het pand. Ook het partnerschap met een regionaal SW-bedrijf is een uitdaging. Net als de benodigde flexibiliteit voor evenementen en andere ad hoc werkzaamheden. Hester Soeters: ‘De uitdagingen zijn goed naar voren gekomen in de uitvraag aan de markt en de schouw.’

Beoordeling

Vanuit diverse rollen in de organisatie is een beoordelingsteam samengesteld. Zo was kennis op operationeel, tactisch en strategisch niveau vertegenwoordigd. Ilse Donkervoort: ‘Met dit brede beoordelingsteam konden we de vinger leggen op zaken die we anders misschien niet hadden gezien en komen tot een zorgvuldige afweging. Uiteindelijk konden we in consensus een partij kiezen die het meest onderscheidend vermogen toonde op de uitgevraagde aspecten.’

Toegevoegde waarde

Het onderscheidend vermogen op gebied van partnerschap was bijvoorbeeld zichtbaar in  het aanbod om onderzoek te doen naar de schoonmaakbehoefte van de huurders in het pand. Met als doel de schoonmaakwerkzaamheden te laten aansluiten op hun wensen.

De efficiënte dienverlening bleek uit het voornemen om de extra nalooprondes van het sanitair te combineren met een flexibele invulling voor bijvoorbeeld ongelukjes als het knoeien van ranja in de kinderhoek.

Ontzorgd!

Met een professioneel en marktconform contract, met duidelijke afspraken en inzicht in wat opdrachtgever en dienstverlener van elkaar mogen verwachten, is de schoonmaakaanbesteding afgerond. Hester Soeters: ‘We zijn blij met de goed gedocumenteerde afspraken. Marieke Weerts en Ilse Donkervoort hebben mij deskundig begeleid en echt ontzorgd in het aanbestedingsproces. Ik ben erg blij dat we dit op deze wijze hebben aangevlogen. Samen met de nieuwe schoonmaakdienstverlener kunnen we nu bouwen aan de ambitie van onze organisatie

Benieuwd wat Atir kan betekenen voor uw organisatie? Neem contact op met Ilse Donkervoort, tel. 06 21610660 of i.donkervoort@atir.nl