Corona vraagt maatwerk van schoonmaak

Waar in sommige organisaties veel extra bedrijvigheid is door corona, hebben andere organisaties nog nauwelijks mensen over de vloer. Het is ook nog onduidelijk hoe zich dit het komend jaar gaat ontwikkelen. ‘Deze situatie vraagt van de schoonmaak een brede benadering met oog voor maatwerk,’ zegt Marieke Weerts, managing partner bij Atir.

‘Met alleen het afstemmen van de schoonmaakdienstverlening op de werkomgeving ben je er niet,’ vervolgt Marieke Weerts. ‘Er is samenwerking met alle facilitaire partners, medewerkers en gasten nodig om in te kunnen schatten voor welke uitdagingen we staan.’

Verschillen

De schoonmaak heeft onder meer in de gezondheidszorg haar toegevoegde waarde in de afgelopen vier maanden volop bewezen. In deze branche werd voor iedereen zichtbaar hoe belangrijk de samenwerking tussen schoonmaak en primair proces is.

Ook in andere branches kwam de schoonmaak voor het voetlicht vanwege haar bijdrage aan het voorkomen van besmettingen. Schoon is belangrijker dan ooit! In andere organisaties zoals het onderwijs, is de schoonmaak in de afgelopen maanden bijna op non-actief komen te staan doordat er bijna volledig thuis werd gewerkt. Daarbij is ook nog onduidelijk wanneer er weer activiteit op de locaties te verwachten is.

Nieuwe kantooromgeving

Juist de organisaties waar thuiswerken de nieuwe manier van (samen)werken is, krijgen te maken met een heel ander huisvestingsconcept. En dus met een andere organisatie van de schoonmaak. Denk bijvoorbeeld aan de flexplekken die nu nog maar door één medewerker per dag gebruikt mogen worden. Of de kantoorruimtes die nog maar twee dagen per week worden gebruikt door de helft minder werkers. Of de multifunctionele meetingrooms waarbij je vanuit huis kunt aansluiten bij de fysieke meetings op locatie. De verwachting is dat de kantoorwerkplek heel belangrijk wordt voor de (ver)binding met de organisatie en de ontmoeting met collega’s.

Nieuw kwaliteitsontwerp

Deze nieuwe werkomgeving vraagt om nauwe samenwerking tussen alle betrokken partijen. Wat is de behoefte van de gebruiker? Wat wil de organisatie? Hoe staat het facilitair bedrijf erin? En last but not least: hoe zit het met de nieuwe richtlijnen van overheid en RIVM? Ieder besluit over het opnieuw of anders in gebruik nemen van gebouwen heeft effect op de schoonmaakdienstverlening. Daarom is het belangrijk om sámen met alle betrokken het kwaliteitsontwerp van de schoonmaak kritisch onder de loep te nemen en te kijken wat de impact is van alle veranderingen. Bijvoorbeeld door allereerst vast te stellen welke ruimten op welke wijze gebruikt gaan worden en welke schoonmaak daarbij past met oog voor de strengere hygiëne-eisen.  Welke ruimtes en elementen daarbinnen moeten tenminste één keer per dag intensief worden schoongemaakt? En is meerdere keren per dag aanvullend schoonmaken van contactpunten nodig? Welke elementen vervuilen minder snel door minder gebruik van de ruimte en een lagere bezetting van een pand? Hoe pas je dat aan in het bestaande ontwerp? En welke opleverniveaus en -momenten kom je overeen met elkaar?

Houd overzicht

Met het afstemmen van het kwaliteitsontwerp ‘aan de voorkant’ ben je er nog niet. Het vraagt continue scherpte van alle facilitaire partners op locatie om onvoorziene wijzigingen te monitoren, zodat het schoonmaakontwerp proactief kan worden bijgestuurd. Kortgezegd: alle extra ogen en oren in het pand zijn in deze situatie nodig! Daarbij is openheid en duidelijkheid over veranderende afspraken een belangrijke voorwaarde. Marieke Weerts: ‘Het risico bestaat dat het totaaloverzicht naar de achtergrond verdwijnt door adhoc handelen. Mijn advies is binnen het facilitaire team duidelijk af te spreken wie het totaaloverzicht bewaakt. Niets is vervelender dan hier achteraf mee geconfronteerd te worden. Dus kijk steeds welke aanpassingen nodig zijn in de huidige prestatieafspraken en wat dit betekent voor de uitvoering van de diensten en de financiële kant van de zaak. Waar gaat er wat vanaf en waar komt er wat bij?

Uitdagingen maatwerk

Houd er ook rekening mee dat mogelijk niet alle benodigde en gewenste aanpassingen eenvoudig te realiseren zijn binnen de huidige bedrijfsvoering en gemaakte afspraken met partners. Wat in eerste instantie een relatief eenvoudige aanpassing lijkt, kan aan de kant van de dienstverlener soms behoorlijke uitdagingen met zich mee brengen. Denk hierbij aan de contracten van de medewerkers op het project en de verplichtingen die een schoonmaakpartij hierin heeft. Daarom is openheid van zaken aan de voorkant zo ontzettend belangrijk. Er is altijd een achterliggende reden als een samenwerking wat stroever begint te lopen of als een goede oplossing uitblijft. Creëer een gelijkwaardige situatie, waarbij alle betrokkenen samen aan de knoppen kunnen draaien om voor iedere situatie het best passende scenario te kunnen selecteren. Stel gezamenlijk de gevolgen en eventuele risico’s vast van gemaakte keuzes en beslis samen hoe hiermee om te gaan. Deze samenwerking en maatwerk geeft duidelijkheid. En dat loont!’