Contact Info
198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
youremail@yourdomain.com
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us

Atir begeleidt Wilhelmina Ziekenhuis Assen bij inkoop schoonmaak

Het Wilhelmina Ziekenhuis Assen (WZA) gaat een nieuwe samenwerking aan na het houden van een onderhandse aanbesteding met focus op maatwerk, resultaat en kwaliteit. Schoonmaakstrateeg Atir heeft de marktverkenning en selectie begeleid. 

Rob Toorenburgh, senior adviseur bij Atir: ‘Wij zijn begonnen met een verkenning van wat de markt te bieden heeft passend bij de wensen en cultuur van het WZA. Op basis daarvan hebben we samen met het WZA vijf partijen geselecteerd die mogelijk in aanmerking zouden kunnen komen. Na de verkennende gesprekken zijn drie partijen gevraagd om offerte uit te brengen.’ 

Effectieve samenwerking

Vanaf het begin was duidelijk dat effectieve samenwerking tussen de schoonmaakdienstverlener en het ziekenhuis een belangrijke kwaliteitseis was. Marthy Drent, teamleider Facilitaire Ondersteuning bij het WZA: ‘In het WZA werkt de externe dienstverlener nauw samen met de eigen schoonmaakdienst. Belangrijk is dat de eigen dienst en de externe partij gelijkwaardig met elkaar omgaan en elkaar versterken. Dat vraagt onder meer om eenzelfde visie op de uitvoering van het werk.’

Personeel en aansturing

Andere kwaliteitseisen hadden betrekking op personeel en de aansturing. Rob Toorenburgh: ‘We hebben heel gericht gekeken hoe dienstverleners hun personeel binden en boeien: hoe wordt geïnvesteerd in opleiding en ontwikkeling, hoe worden mensen ingewerkt en geïnstrueerd en welke borging is er op de continuïteit van de taken? Vanzelfsprekend is daarbij ook de aansturing onderwerp van gesprek. Is er een contactpersoon die proactief kan inspelen op de uitdagingen die er zijn? En wat is de span of control van de teamleiders? Heel belangrijk is dat de teamleiders in hun manier van aansturen maatwerk kunnen bieden in aansluiting op de werkprocessen en wensen van de afdelingen van het WZA.’ 

Kwaliteit en indicatoren

Omdat het WZA en de schoonmaakdienstverlener sámen verantwoordelijk zijn voor een optimaal schoonmaakresultaat, waren ook de afspraken over structurele kwaliteitsmetingen een belangrijk onderwerp van gesprek. Rob Toorenburgh: ‘Om te komen tot een continu verbeterproces is het noodzakelijk dat de dienstverlener de uitkomsten van de kwaliteitsmetingen deelt en bespreekt met de opdrachtgever, zodat zij samen in gesprek blijven over wat beter kan. De opdrachtgever mag daarbij van de dienstverlener verwachten dat er KPI’s zijn geformuleerd die het afgesproken ambitieniveau weergeven, met duidelijke afspraken over de meetmethode, meetfrequentie en minimale norm.’  

Credits: Sake Elzinga

Vernieuwend

De vijf gekozen partijen hadden zich goed voorbereid op de verkennende gesprekken. Marthy Drent: ‘Wij waren verheugd dat we met vijf sterke dienstverleners het gesprek konden aangaan, drie landelijke en twee regionale partijen. Wat dat betreft heeft Atir een adequate marktverkenning gedaan. Ik heb de gesprekken als heel waardevol ervaren. Het gaf goed zicht op de onderlinge verschillen. In de voorbereiding en tijdens de gesprekken zijn we goed ondersteund door Rob. Hij hielp ons de juiste vragen stellen en alle kwaliteitseisen aan bod te laten komen.’ Vernieuwend in het aanbestedingsproces is dat Atir aan de huidige schoonmaakmedewerkers heeft gevraagd wat volgens hen verbeterpunten zijn. Rob Toorenburgh: ‘Wij wilden graag vanuit hun deskundigheid en ervaring horen wat volgens hen anders zou moeten. Dit past naar onze mening bij de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. Gelukkig kregen we hiervoor toestemming  van het WZA en de zittende schoonmaakdienstverlener. De gesprekken hebben onder meer bevestigd dat er aandacht moet zijn voor de samenwerking met de eigen dienst en dat de schoonmaaktijden om afstemming vragen.’ 

Vertrouwen

Na de verkennende gesprekken en het beoordelen van de offertes is de opdracht uiteindelijk gegund aan Asito Cure. Marthy Drent: ‘Op alle onderdelen hadden zij zich sterk ingelezen. Hun no nonsens benadering sprak ons ook aan. Verder denken wij dat hun manier van aansturing goed bij ons past. De implementatiefase is al gestart en verloopt soepel. Wij hebben alle vertrouwen in de nieuwe samenwerking. Met dank aan de ondersteuning van Atir natuurlijk.’

Benieuwd welke ondersteuning Atir biedt bij het selecteren van een nieuwe schoonmaakdienstverlener? Wij komen graag met je in gesprek. Je kunt ons bereiken via Rob Toorenburgh, r.toorenburgh@atir.nl, 06-22793994.

Marthy Drenth
Rob Toorenburgh