Agrifirm, hoe een urencontract 2.0 succesvol kan zijn

Atir is sinds 2014 de schoonmaakadviseur voor Agrifirm en levert toegevoegde waarde bij contractvorming en scherpte op de doelen in de samenwerking tussen Agrifirm en GOM. GOM is sinds 2014 na een aanbesteding de schoonmaakdienstverlener voor de locaties in Nederland. In 2021 heeft Atir een contractscan en benchmark uitgevoerd om de marktconformiteit te toetsen en de strategie te bepalen voor de aankomende jaren. Het beste scenario voor zowel Agrifirm als de schoonmaakmedewerkers bleek hercontractering te zijn waarbij de uitgangspunten van het nieuwe contract zijn gewijzigd en passend gemaakt bij het type organisatie dat Agrifirm is. 

Royal Agrifirm Group is een Nederlandse coöperatieve onderneming die actief is in de veehouderij, akkerbouw, bloembollen en vollegrond groenteteelt. Ze is in 2010 ontstaan uit een fusie van Agrifirm en Cehave Landbouwbelang, die op hun beurt weer zijn voortgekomen uit fusies van verscheidene regionale boerencoöperaties. In totaal zijn er 28 locaties in Nederland waar vanuit de werkzaamheden worden bestierd. Naast het hoofdkantoor in Apeldoorn betreffen het locaties voor de productie van veevoer, ontvangst en verwerking van granen en zaaizaden, levering van meststoffen, gewasbeschermingsmiddelen en ondersteuning bij de teelt van bloembollen, fruit en vollegrond groente.

De locaties verspreid over het land, kennen allen uiteenlopende vervuiling en wensen en eisen aan de schoonmaak per dag. Vanuit een brainstormsessie kwam naar voren dat de best passende contractvorm voor Agrifirm een urencontract is. Een belangrijke factor hiervoor is dat de medewerkers al lang werkzaam zijn bij Agrifirm, locaties de inzet gewend zijn en deels zelf aansturen. De in te zetten tijd is voorgecalculeerd aan de hand van een gewenst resultaat. Aan de uren is vervolgens een all-in- tarief gekoppeld. Als er geen vervanging is voor de vaste medewerker betaalt Agrifirm ook niet voor de dienstverlening.

Kijkend naar de tevredenheid op locaties van zowel Agrifirm als de schoonmakers kan de keuze voor het schoonmaakcontract een succes genoemd worden. Ook de schoonmaakmedewerkers zijn content met hun baan wat ook blijkt uit een laag ziekteverzuim en een laag verloop onder personeel. In deze tijd van krapte op de arbeidsmarkt is dit gerust een verdienste te noemen. Ook zijn er geen discussies meer over de schoonmaakuren en tijden en blijft Agrifirm  binnen budget.

Wat verklaart nu dit succes? Een vraag aan Ron Meijer Facilitair manager bij Agrifirm:

Op de locaties is er goed contact tussen de medewerkers van GOM en Agrifirm. De werkzaamheden en het gewenst kwaliteitsniveau zijn duidelijk vastgelegd en de vertaling hiervan per locatie wordt gedaan passend bij de locatie. De vervuiling is zeer wisselend en afhankelijk van weersomstandigheden. De medewerkers zijn een vaste ploeg waardoor de kennis in het team beschikbaar blijft voor de locatie.

Agrifirm heeft altijd vertrouwen en een warm hart gehad voor de eigen en ingehuurde medewerkers wat zich nu uitbetaald in een laag verloop. Het werkplezier is hoog en mensen werken graag voor GOM bij Agrifirm. GOM zorgt voor opleiding, begeleiding, materialen, continuïteit en kwaliteitsborging. Agrifirm voor een prettige werkomgeving met oprechte aandacht en waardering voor de schoonmakers.

Eelke Koehoorn, senior klantmanager GOM: ‘We hebben oog voor de dingen waar onze mensen tegen aan lopen op de locaties, extra vervuiling of looptijden en maken dit bespreekbaar met Agrifirm. Bij structureel minder of extra werkzaamheden worden deze geformaliseerd vanuit de uitgangspunten in het contract zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn.’

Gewijzigde uitgangspunten/highlights in het nieuwe contract:

• Transparantie in werkzaamheden
• Contractbeheer met behulp van een inzichtelijk calculatiemodel
• Relevante MIO (management informatie): alleen voor Agrifirm relevante info wordt per Q overgedragen
• Uren als uitgangspunt flexibele resultaatgerichte invulling afhankelijk wat de locatie nodig heeft.
• Een ‘gezond’ all-in uurtarief met win-win
• Georganiseerd gestructureerd overleg 6-wekelijks op locaties en per kwartaal een KPI overleg
• KPI dashboard
• Contractkennis borging door vaste contactpersonen

Het win-win verdienmodel sluit uitstekend aan bij deze tijd; GOM heeft voordeel bij het inzetten van een vast team en vaste vervangers, Agrifirm krijgt compensatie indien niet geleverd kan worden. Het punt bij Agrifirm was dat er op de locaties voortdurend discussies waren over de werkzaamheden van GOM,  de uren en waarvoor Agrifirm wel of niet betaalde. Met een resultaat gericht contract was dit niet opgelost, de discussies bleven. Om van dit issue af te zijn is eerst in kaart gebracht wat de schoonmaakmedewerkers allemaal doen op locatie. De aanvullende werkzaamheden zijn in kaart gebracht en hier is een tijdbesteding aan gekoppeld wat is door vertaald naar kosten per jaar. Ook in deze tijd waarin vervanging van personeel bij vertrek, ziekte en vakanties lastig is werkt deze transparante contractvorm door eerlijke communicatie, aangepaste dienstverlening en daarmee aangepaste uren prettig. Aan de locaties (die zelf budget verantwoordelijk zijn) is voorgelegd wat zij willen. Het resultaat is dat de verwachtingen kloppen met de afspraken, de ureninzet per locatie in balans is en de verrekenwijze transparant. Dit werkt prettig voor iedereen.

Atir adviseert opdrachtgevers over kwaliteit, efficiency en organisatie van schoonmaakdienstverlening. Met ruim dertig jaar ervaring en vanuit de nieuwste inzichten. Voor het beste resultaat.  Onze adviseurs zijn professionele experts met veel ervaring en passie voor hun vak. Opdrachtgevers ervaren hen als doortastend, authentiek, positief-kritisch en doelgericht.

Margriet is managing partner en adviseert profit en non-profit organisaties waaronder de segmenten onderwijs, overheid en coporates. Voor meer informatie over ons aanbestedingsadvies neem een kijkje op www.atir.nl of neem contact op met  m.vandijken@atir.nl, 06-10966387.