Aanbesteding schoonmaak onderwijs: zo kom je van 30 naar 3 leveranciers
De Stichting Christelijk Onderwijs Haaglanden werkte tot voor kort met zo’n 30 schoonmaakdienstverleners voor de schoonmaak van alle schoollocaties. Bij een recente aanbesteding is dat aantal gereduceerd naar drie. Hoe is dat proces doorlopen en welke stappen zijn gezet?
De Stichting Christelijk Onderwijs Haaglanden (SCOH) omvat 37 protestants-christelijke scholen voor basisonderwijs, speciaal basisonderwijs, speciaal en voortgezet onderwijs in de regio Den Haag. Ook 21 voorscholen en peuterspeelzalen vallen onder het bestuur.
Alle scholen hadden tot voor kort voor de schoonmaak eigen afspraken met schoonmaakbedrijven. Deze varieerden van mondelinge afspraken en afspraken vastgelegd op een A4’tje tot omvangrijke outsourcingscontracten. In totaal waren er zo’n 30 schoonmaakdienstverleners aan de SCOH verbonden.
Het gevolg van deze situatie laat zich niet moeilijk raden: bijna overal ontbrak het aan duidelijke afspraken over werkzaamheden, kosten en kwaliteit. Ook de uniformiteit in de dienstverlening was ver te zoeken, laat staan dat er grip op was.
Inkoopadviseur René Houwaard van SCOH benoemt het risico van deze situatie.
“Zonder duidelijke afspraken over kwaliteit kun je het ook niet controleren en dus ook niet bijsturen. Het was elke dag een verrassing of de schoonmaakkwaliteit wel aan de norm voldeed. Schoonmaak is als water uit de kraan: het is er altijd en het valt pas op als het er niet is. Helaas zaten we regelmatig zonder water, dat is erg vervelend.”
Aanbesteding schoonmaak onderwijs in twee etappes
Deze situatie leidde tot de wens om de schoonmaakdienstverlening voor de gehele stichting aan te besteden. Daarbij werd gekozen voor een aanpak in twee etappes.
- De eerste ‘run’ werd als pilot gelopen met vijf scholen, de scholen waar de performance duidelijk beter kon.
- Een jaar later volgden de overige scholen.
Tijdens de complete aanbesteding werden in grote lijnen zo’n 15 stappen gezet, zie onderaan document.
Resultaat van de aanbesteding
De aanbesteding heeft geleid tot een uitbestedingscontract met drie schoonmaakleveranciers, voor een periode van drie jaar met een verlengingsmogelijkheid van tweemaal een jaar.
Er is voor gekozen om te werken met drie percelen in plaats van één, om ook de zomerpiek in periodieke werkzaamheden beter op te kunnen vangen. Het gaat hier om onderhoudsbeurten op scholen die in de zomervakantie uitgevoerd moeten worden. De organisatiedruk voor één leverancier op dit zelfde moment is pittig.
De percelen zijn verschillend van omvang (aantal te reinigen locaties), een bewuste keuze om schoonmaakdienstverleners uit het MKB ook een kans te geven op de aanbesteding in te schrijven.
Waarom meerdere schoonmaakpercelen aanbesteden?
Bij schoonmaakcontracten met veel locaties wordt vaak gekozen om met meerdere percelen te werken. Daarvoor worden vaak de volgende redenen aangevoerd:
- Meerdere dienstverleners houden elkaar scherp en kunnen zich optrekken aan elkaar. Dit leidt tot een hogere performance en kwaliteit.
- Mocht de dienstverlening op 1 locatie onder de maat blijven, dan kan een andere dienstverlener het werk overnemen zonder dat dit veel extra inschrijfinspanningen kost.
- Als bij meerdere percelen ook een kleiner perceel wordt gedefinieerd, is er meer kans voor MKB-bedrijven om op de aanbesteding in te schrijven
- De periodieke werkzaamheden zijn makkelijker te organiseren (geldt vooral voor scholen)
Het contract voorziet in ‘opplussen’ op de basisafspraken per school. Denk hier bijvoorbeeld aan extra schoonmaakbeurten voor sanitair of buitenterrein. De procedure is als volgt: eerst wordt een offerte gemaakt die ter goedkeuring aan de school wordt verzonden. Pas na goedkeuring wordt het meerwerk uitgevoerd. De kosten van het meerwerk komen voor rekening van de desbetreffende school.
Om de gemaakte afspraken te borgen is er op centraal niveau een contractbeheerder benoemd. Deze is verantwoordelijk voor de verwerking van contractmutaties en behandelt en beoordeelt aanvragen voor extra werkzaamheden.
Ook is afgesproken dat de schoonmaakkwaliteit een aantal malen per jaar wordt gemeten zodat een vergelijkbaar resultaat inzichtelijk wordt per school.
En de kosten?
Is het werken met 3 schoonmaakleveranciers goedkoper dan met 30 leveranciers? Dat is niet op voorhand te zeggen.
Wel komt er met de professionalisering in de contracten meer grip op de processen en meer inzicht in de kosten.
Besparingen of uitbreidingen worden bewust gedaan en in een evenwichtige, eerlijke en te verantwoorden samenhang tussen locaties. Concreet betekent dit dat de kwaliteit en de bijbehorende kosten op alle locaties goed in balans zijn en zij relatief evenveel betalen voor de dienstverlening.
Stappenplan voor reductie aantal leveranciers
- Inventariseren huidige afspraken en contracten per locatie
- Wat gaat goed, wat kan beter? Decentrale verantwoordelijken betrekken voor draagvlak centrale benadering en nieuwe inrichting
- Marktoriëntatie out of the box, uiteenlopende partijen uitnodigen, aanbod in kaart brengen en mogelijke oplossingsrichtingen voor knelpunten inventariseren
- Inventariseren scope van de werkzaamheden (sanitaire leveringen, glasbewassing, buitenterreinen, klein onderhoud, aanvullende werkzaamheden et cetera)
- In kaart brengen huidige kosten en budgetten per locatie
- In kaart brengen exacte bezit, ruimtegegevens, ruimtebestemmingen en afwerkmaterialen en locatiebijzonderheden
- Bepalen kwaliteitsontwerp per ruimtesoorten: hoe schoon moet het zijn en op welke momenten?
- Opstellen bijbehorend budget aan de hand van kengetallen
- Budgetvergelijk huidig en nieuw en eventueel ontwerp bijstellen en passend maken voor het beschikbare budget
- Strategische overwegingen en keuzes maken aangaande: identiteit, key succesfactoren, scope, DNA dienstverlener, wijze van samenwerking met dienstverleners en rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, rol van social return en maatschappelijke bijdrage, meest passende beheermodel
- Bepalen perceelindeling, aanbestedingsmethodiek en contractvorm
- Opstellen aanbestedingsdocumenten
- Inschrijfprocedure en contractering
- Implementatie en opstartbegeleiding
- Contractbeheer en monitoring aan de hand van eerder vastgestelde doelen met ‘van veel naar weinig’
Dit artikel is tevens gepubliceerd door Facto
