Aanbesteding schoonmaak: Niet omdat het moet…

…maar aanbesteden omdat het waarde toevoegt en ook leuk kan zijn

We horen vaak: we moeten aanbesteden… of de huidige situatie nu naar wens verloopt of niet, een aanbesteding schoonmaak wordt gezien als een noodzakelijk kwaad. Wij proberen hier een andere gedachte bij te creëren: ‘hoe kan aanbesteden positieve energie geven én hoe krijgt u weer zin in aanbesteden?‘

Verkennen van nieuwe dimensies

Met iedere aanbesteding schoonmaak is er ook weer de mogelijkheid om niet alleen de dienstverlening, maar ook uw eigen organisatie verder te ontwikkelen. Wat is er allemaal gebeurd in de markt, wat bieden de leveranciers, wat doen collega organisaties? Als je hier voldoende tijd voor neemt kan dit als een enorme inspiratiebron dienen. Ben je nog sterk zoekende in het bepalen van koers en richting, nodig dan vooraf een diversiteit aan experts uit en ontdek gezamenlijk de mogelijkheden. Bekijk positief kritisch naar wat voor uw organisatie (ook) gewenst en realiseerbaar is en wat mogelijk nog een brug te ver. Wat schrijf je voor en wat laat je aan de creativiteit van de markt. Ga hierin de uitdaging aan binnen je eigen team en je organisatie, het kan iedereen weer verder brengen in de ontwikkeling.

Teamwork

Een aanbesteding schoonmaak vraagt om teamwork. Houdt het niet bij jezelf en wees niet te bescheiden in het betrekken van collega’s. Een project met elkaar oppakken, gezamenlijk komen tot keuzes is een waardevol en leerzaam project wat ook weer gebruikt kan worden voor andere projecten en aanbestedingen. Buiten bestaande kaders denken geeft een extra impuls aan een aanbesteding, diverse inzichten van nieuwe deelnemers aan het team kunnen hierbij verfrissend werken. Een diversiteit in generaties en achtergronden draagt hier ook aan bij.

Een mooi bijkomend voordeel van een zorgvuldig samengesteld team bij aanvang van de aanbesteding is een toename aan ambassadeurschap binnen de organisatie, niet alleen tijdens de aanbesteding, maar ook bij de implementatie en de periode daarna. In de uiteenlopende fasen in een aanbesteding kunnen verschillende interne collega’s en afdelingen betrokken worden om input te geven, ideeën te toetsen of te participeren in het beoordelen van de offertes.

Optimale inzet van financiële middelen

Want zeg nu zelf, geen prettigere ervaring dan geld dat goed besteed is! Een goed gevoel hebben bij de kosten ten opzicht van de waarde van de dienstverlening is een belangrijk doel bij aanbesteden.

Schoonmaak mag wat kosten als het budget maar aantoonbaar de kwaliteit van het project ten goede komt. We willen ondernemende leveranciers en zijn op zoek naar partnerschap, maar ondernemen betekent ook geld verdienen aan de leverancierszijde. Hoe kun je dit belang in lijn brengen met de organisatiedoelen en realiseren dat de belangen van schoonmaakmedewerkers niet geschaad worden.

Heb er lol in om het budget ruimer te maken… met weinig extra schep je mogelijkheden tot meer ruimte voor innovatie en creativiteit. Geef leveranciers de mogelijkheid om tot maatwerk te kunnen komen en jouw organisatie te verrassen met invullingen die de verwachtingen mogelijk kunnen overtreffen. De markt heeft zich ontwikkeld in de tussentijd, ontsluit de vernieuwingen voor uw project.

Karma is ook in schoonmaakland aan het werk: alles wat je geeft krijg je terug. Ga eerlijk, zorgvuldig en oprecht op zoek naar een partner dan krijg je die ook. Eerlijk duurt het langst dat geldt voor alle partijen. Als u deze visie en dit vertrouwen kunt vasthouden geeft dat een veel positiever gevoel over een aanbestedingsproject. Er zijn voldoende tools in te bouwen om grip te houden aan de kosten kant want we beseffen heel goed dat dit voor het welslagen van het gehele project en verantwoording uitermate belangrijk is.

Eureka, de oplossing voor de puzzel ‘gunningcriteria’

Het vinden van de oplossing ter bepaling van de voor de aanbesteding ‘juiste’ gunningcriteria is niet eenvoudig, maar wel ontzettend belangrijk. Waar is uw organisatie naar op zoek in een partner? Waar zit momenteel energie in de samenwerking en waar vooral ook niet? Welke inzichten wilt u verkrijgen over het concept en werkwijze van uw leverancier? Hoe realiseer je dat de best passende leverancier zich ook als zodanig kan onderscheiden? Hoe komt de toegevoegde waarde van de gehele keten in de leveranciersorganisatie (innovaties, kwaliteit, arbeidsomstandigheden, milieu, HR, etc). beschikbaar voor uw project en blijft het niet bij ‘eventuele’ mogelijkheden? Op het moment dat je hier te snel aan voorbij gaat in de aanloop van de aanbesteding, krijg je te maken met ‘Garbage in is garbage out’. Leer hier vooral ook uit alle overige aanbestedingen van uw organisatie, wat heeft wel gewerkt en wat juist niet?

Zorg voor een goed gebalanceerde verhouding tussen waarde en kosten en toets dit zorgvuldig voordat je de markt op gaat. Vermijd strategisch inschrijven, door alvast een paar stappen vooruit te denken. Welke scenario’s zijn er en welke mogelijkheden of beperkingen ontstaan er bij bepaalde keuzes? Daag je projectteam uit en ga voor dat Eureka gevoel! Inschrijvende partijen adviseren wij, indien bij een aanbesteding toch een mogelijkheid blijkt om de inschrijving strategisch te benaderen, melding te maken van het feit dat er strategisch ingeschreven kan worden en geef de consequenties weer. Hiermee kunnen ook de leveranciers een bijdrage leveren aan het lerend vermogen van organisaties, want strategisch inschrijven willen we allemaal voorkomen.

Atir adviseert al ruim 30 jaar zorgorganisaties over optimalisatie van het schoonmaakonderhoud. Dit doen we in tal van organisaties  zoals scholen, overheidsinstellingen, ziekenhuizen, leisure omgevingen en corporates. Zo adviseren we over de meest geëigende contractvorm, in- en uitbesteding, ontwikkelen we het kwaliteitsontwerp, contractbeheersysteem en stellen een begroting op. Ook het monitoren van hygiëne en kwaliteit van de dienstverlening behoort tot onze core business om met deze input samen kwaliteit te verbeteren.

Wilt u meer weten over de rol die wij vervullen in ene aanbesteding of over de mogelijkheden voor optimalisatie voor uw eigen specifieke organisatie, neem dan contact op met Margriet van Dijken, managing partner Atir, m.vandijken@atir.nl, 06- 109 66 387.