Geschreven door Ria Ankersmit

Hoe regel je de schoonmaak van meer dan driehonderd locaties waar ouderen en mensen met een verstandelijke beperking wonen, leven en recreëren? Om deze puzzel op te lossen riep Zorggroep Alliade de hulp in van de schoonmaakadviseurs van Atir.

Schoonmaken in de zorg is een vak apart, vindt Edith Bakker, hoofd Facilities en Services bij Zorggroep Alliade. “Je hebt met zoveel verschillende mensen en omstandigheden te maken. Met kleine en grotere locaties. Met plekken waar cliënten niet of juist wel aanwezig zijn. Met een lichte of grote vervuilingsgraad. Er kan altijd wat gebeuren. Wordt er met eten gegooid? Moet het sanitair extra schoongemaakt worden? Het is een behoorlijke klus om dat alle- maal goed in beeld te krijgen.”

Schoonmaak 330 locaties
Zorggroep Alliade bestaat uit organisaties die persoonlijke, deskundige en vernieuwende zorg, ondersteuning en behandeling bieden. Denk hierbij aan wonen, verpleging en verzorging, en dagbesteding. In totaal zijn er maar liefst 330 locaties in Noord-Nederland waar gezorgd wordt en ook schoongemaakt moet worden, vertelt Timo Lut, manager Facilities en Services bij de zorggroep. “We hebben veel verschillende doelgroepen binnen onze zorggroep. Daar houden we niet alleen rekening mee voor wat betreft de aard en omvang van benodigde zorg, maar ook ten aanzien van de benodigde schoonmaakservice per doelgroep in de uiteenlopende verblijfsomgevingen. Dagbestedingslocaties, woonhuizen in de wijk, verpleeghuizen, locaties waar groepen cliënten samenwonen, maar ook de kantoren moeten allemaal op een eigen manier schoongehouden worden.”

Plan de campagne
Om tot goede kwaliteitsnormen, schoonmaakprogramma’s en realistische urencalculaties te komen voor al die locaties, riep Alliade de hulp in van adviesbureau Atir. Sinds 2010 werken beide partijen samen om de schoonmaak te optimaliseren. Ria Ankersmit en Afke Schokker zijn namens het adviesbureau aangeschoven.
Ankersmit: “Hoe krijg je grip op de uitvoering van schoonmaak van al deze locaties? En vooral, hoe lever je de gewenste kwaliteit binnen de realistische en evenwichtige budgetten? We hebben intensief samengewerkt in een projectgroep en hebben een plan de campagne gemaakt. We zijn begonnen om de verschillende locaties heel nauwkeurig in beeld te brengen. Aansluitend zijn er schoonmaakprogramma’s opgesteld die het gewenste resultaat moeten opleveren. De programma’s zijn als uitgangspunt gehanteerd voor urencalculaties per locatie.” “Ook de additionele taken zijn nadrukkelijk meegenomen, omdat die in de zorg nogal eens onder dreigen te sneeuwen. Daarnaast is het kwaliteitsbeheer ingericht, zijn opleidingen en werkmethodieken meegenomen en stond het huidige en toekomstig beheer van gegevens centraal. En een belangrijke vraag voor Alliade moest worden beantwoord: is wat ze doen marktconform?”

Negen locaties doorgelicht
Fokje van der Wal, hoofd Facilities en Services bij Alliade, heeft vorig jaar intensief met Atir samengewerkt om negen grote woonlocaties geheel door te lichten. “Het ging daarbij om de verpleeg- en zorghuizen van Meriant, het onderdeel Woonzorgcentra van Alliade. Dat varieert van appartementen waar mensen zelfstandig wonen en enkele uren per dag zorg krijgen, tot woonvoorzieningen waar intensieve zorg gegeven wordt. We hebben de schoonmaak in eigen beheer. Wij kunnen dat intern goed neerzetten. Je hebt te maken met verschillende doelgroepen. Op sommige locaties helpt de cliënt zelf mee met de schoonmaak, op andere plekken zoals de gesloten locaties, niet. Voor bepaalde doelgroepen heb je specifieke medewerkers nodig. Bewoners kunnen soms heel heftig reageren op wisseling van personeel.”
Collega Bakker vult aan. “ We hebben ook locaties waar de bedden opgemaakt moeten worden, waar kledingkarren uitgeruimd en douchebrancards en sanitaire hulpmiddelen gereinigd worden. Onze mensen voeren niet alleen schoonmaaktaken uit, maar ook diverse procesondersteunende werkzaamheden. Een bewuste keuze voor eigen beheer, maar het moet wel aantoonbaar marktconform worden georganiseerd en uitgevoerd.”

250 schoonmakers in eigen dienst
Het grootste deel van de schoonmaak heeft Alliade in eigen beheer, in totaal uitgevoerd door zo’n 250 parttime medewerkers. “Het is intensief werk. We willen dat medewerkers langdurig gezond en flexibel blijven. Daarom werken we niet met fulltime contracten”, legt Bakker uit. Een aantal periodieke zaken is bewust bij een schoonmaakpartij ondergebracht. “Het gaat bijvoorbeeld om de glasbewassing, het vloeronderhoud, het specialistisch onderhoud en de periodieke reiniging van het sanitair. Als je het periodieke werk niet goed bijhoudt, zakt de kwaliteit langzaam weg.”

Dat is een van de belangrijkste zaken die volgens Atir-adviseur Schokker afgelopen jaar is verbeterd. “Door het periodiek werk te integreren in het dagelijks pakket en daarop te controleren, is de kwaliteit flink omhooggegaan. Bij de locaties van Talant (het onderdeel van Alliade waar mensen met een verstandelijke beperking wonen en verblijven) was behoorlijk wat werk aan de winkel. Dat is nu goed onder controle. Voor specialistische werkzaamheden zoals vloeronderhoud en periodieke reiniging, dat op die locaties zelf wordt gedaan, is nu tijd ingebouwd. Het wordt volgens een vaste frequentie uitgevoerd. Dat betekent dat het niet ten koste gaat van de dagelijkse werk- zaamheden.”

Monitoren van kwaliteit en grip houden
Een reële calculatie is de basis voor een succesvolle schoonmaak, vindt Ankersmit. “Is die calculatie eenmaal duidelijk en is de schoonmaakoperatie goed ingericht, dan is het zaak om gereed- schappen aan te bieden om de kwaliteit te monitoren. Waar gaat het naar wens en waar moet het beter?”
Tweemaal per jaar vindt op de locaties een DKS-controle plaats en twee keer per jaar een VSR-controle. De resultaten van de metingen zijn zichtbaar op het GRiP-dashboard. Dit is een managementtool die Atir haar klanten biedt en online toegang geeft tot resultaten van metingen en vastgestelde KPI’s. Die controles zijn gekoppeld aan de opleiding van medewerkers en aan werkplekonderzoeken. “Wat moet je aanpassen om structureel steeds betere resultaten te krijgen? Welke tools gebruik je daarvoor? En welke schoonmaakmethodieken kunnen daarbij helpen?” Bakker merkte dat er in het begin wel reuring ontstond rondom de nieuwe urencalculatie en de schoonmaakprogramma’s.
“Je moet vertellen wat je doet en waarom, dan pas ontstaat draagvlak om ernaar te handelen. Het verhaal en de plannen moeten goed onderbouwd zijn. Hoe komen urenberekeningen tot stand en waarom gebruik je microvezel? Verandering is altijd eng, maar het gaat om het eindresultaat. De structuur en de ondersteuning die de experts van Atir meebrengen, is van grote waarde geweest. Dat geeft rust en duidelijkheid op de werkvloer. Ook voor onze medewerkers.” En dat effect is duidelijk merkbaar op de vloer, merkt Van der Wal.

“Medewerkers zijn enthousiast.
Ze zien de controles niet als een afrekenmoment. Het is geen rapport, maar een advies om zaken te verbeteren. We merken dat onze mensen veel meer meedenken. Dat ze aan de bel trekken als er iets aan de hand is. Dat is echt een cultuurverandering. En daardoor kunnen we problemen voor zijn.”

Welzijn cliënt staat bovenaan
Waar het uiteindelijk om draait, is het welzijn van de bewoner, vindt Lut.
“De aandacht voor de cliënt is erg belangrijk. Natuurlijk moet de schoonmaker zijn of haar programma goed uitvoeren. We meten of de technische kwaliteit in orde is, maar bij deze doelgroepen zijn deze programma’s in mijn ogen vooral een belangrijke richtlijn. Je moet als schoonmaker zelf keuzes durven maken, als er een calamiteit is of als er plotseling iets tussendoor komt. Onze mensen hebben een brede functie. Ze werken voor en bij mensen die kwetsbaar zijn, die zichzelf vaak niet kunnen redden. Als iemand vraagt om een glaasje water of een kopje kof e en een praatje. Dan is dat ook heel belangrijk. Ook daar moet tijd en ruimte voor zijn...”