Een (Europese) aanbesteding van de schoonmaak heeft als doel minimaal één dienstverlener te selecteren die optimaal aansluit bij de eisen, wensen en doelen van u als opdrachtgever.

Het proces is vaak in grote lijnen gelijk en bestaat minimaal uit de volgende stappen:
1. Visie en beleid schoonmaak (strategische keuzes)
2. Schoonmaakcalculatie (budget schoonmaak)
3. Schoonmaakbestek of aanbestedingsdocumenten
4. Aanbestedingsproces

De inhoud is iedere keer toegespitst op uw situatie en doelstellingen. De uitzonderingen op dit proces zijn een schoonmaakaanbesteding volgens BVP (Best Value Procurement) en het inbesteden van de schoonmaak. Meer over het aanbesteden van de schoonmaak volgens BVP zetten we op deze pagina uiteen -> Best Value Procurement schoonmaak. Inbesteden is een resultante van keuzes bij stap 1 en leidt tot een proces op maat voor uw specifieke situatie.

Een (Europese) aanbesteding schoonmaak kan leiden tot een diversiteit aan contractvormen. Denkt u bijvoorbeeld aan het verschil tussen inspanningsgerichte schoonmaak, resultaatgerichte schoonmaak, prestatiegericht schoonmaken of een combinatie. Om een optimaal resultaat te bereiken met schoonmaakonderhoud (balans tussen technische kwaliteit, beleving en kosten) is het noodzakelijk om een contract aan te gaan die voorziet in de aansluiting bij uw eisen en wensen aangaande het schoonmaakresultaat en het samenwerkingsproces dat hiervoor nodig is.

In de schoonmaakbranche is men zich inmiddels bewust dat aspecten als ‘actief ondernemerschap’ en ‘inspelen op de beleving van klantgroepen’ de topics zijn van facilitair managers en contractbeheerders. Om hier invulling aan te geven zullen leveranciers in een schoonmaakaanbesteding uitgedaagd moeten worden. De branche is door de prijsdruk en het gewantrouwde imago niet gewend aan deze benadering en invulling van de gevraagde proactiviteit. De focus moet bij het aanbesteden van de schoonmaak van ‘onrealistisch veel aanbieden tegen een te lage prijs’ naar het aanbieden van relevante werkzaamheden tegen marktconforme, realistische prijzen. Transparant zijn in de dienstverlening is een voorwaarde voor vertrouwen. Zonder vertrouwen geen partnerschap!

We zien in de markt positieve initiatieven vanuit leveranciers om de branche door de geboden dienstverlening op een hoger plan te tillen en een betere aansluiting te hebben bij het primaire proces en organisatie van de opdrachtgever. Duidelijke afspraken, een passend communicatie- en samenwerkingsmodel met de opdrachtgever, ‘de nieuwe contractmanager’ en aandacht voor de uitvoerende medewerkers zijn hierin kritische succesfactoren.

Wij vinden dat schoonmaakmedewerkers op een verantwoorde wijze en tegen acceptabele productienormen hun werkzaamheden moeten kunnen uitvoeren. Dit is ook de kern van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag die tot stand is gekomen om de arbeidsomstandigheden van de schoonmakers te verbeteren.

De hierin benoemde onderdelen sluiten geheel aan bij de visie van Atir en passen wij altijd toe bij onze (Europese) schoonmaakaanbestedingen:
• een gezond contract - realistische tariefstelling en urenopbouw;
• transparantie in werkzaamheden;
• aansluitende communicatie en afstemming;
• aandacht voor het vak van schoonmaker en de schoonmaakmedewerkers;
• langdurige samenwerking;
• contractevaluatie aan de hand van vooraf benoemde indicatoren.

Wij zien onze rol bij een aanbesteding schoonmaak als adviserend, activerend en faciliterend. Wij zijn van mening dat een gezond en effectief contract enkel kan worden bereikt door aan de voorzijde van een schoonmaakaanbesteding aandachtig te inventariseren wat de doelen, wensen en eisen zijn van de opdrachtgever. Trends en ontwikkelingen worden gekend en op waarde beoordeeld. Het ondernemerschap van de leverancier moet geprikkeld worden waarbij er een balans is tussen een maatschappelijk verantwoord rendement voor de schoonmaakleverancier en een continue hoogstaande kwaliteit van de dienstverlening.

De 5 gecertificeerde schoonmaakmakelaars (EMCAS) van Atir geven de garantie dat de aanbesteding van schoonmaak maatschappelijk verantwoord zal gaan plaatsvinden waarbij strategische inschrijvingen of exorbitante lage inschrijvingen op voorhand kunnen worden uitgesloten. Samen bepalen we voorafgaand welke kosten noodzakelijk zijn om het gewenste schoonmaakproces en kwaliteitsniveau te halen. Wij maken bijvoorbeeld aan de voorzijde van de schoonmaakaanbesteding een gespecificeerde exploitatiecalculatie van het kwaliteitsontwerp. U komt hiermee niet voor verrassingen te staan en het maakt uw budgettering onderbouwd.

Een (Europese) aanbesteding dient te leiden tot een dynamisch, marktconform schoonmaakcontract met heldere en concrete KPI’s. Dynamisch omdat er na de (Europese) aanbesteding schoonmaak altijd veranderingen en contractmutaties kunnen optreden. Denkt u hierbij aan ruimte- en gebouwmutaties naar aanleiding van verbouwingen. Marktconform omdat u niet te veel wilt betalen voor de diensten die u inkoopt. Door in de voorbereidende fase van de schoonmaakaanbesteding veel tijd en aandacht te besteden aan strategische overwegingen en de totstandkoming van het bestekdocument, krijgt u het contract en de leverancier die bij u past. De volgbaarheid van de prestaties (KPI’s bijvoorbeeld in het GRIP Dashboard) op het juiste niveau is van belang. Locatie- en contractbeheerders hebben tools nodig om constructief samen te werken met de leverancier. Het contract dient concrete indicatoren te bieden die meetbaar zijn en waar de beoordeling van de dienstverlener aan gekoppeld wordt. Dit leidt tot een duurzame en succesvolle samenwerking!